Handreiking participatie bij Omgevingswet

De eerste stap is het in beeld brengen van uw initiatief of plan. Dit is belangrijk voor het bepalen van het participatieniveau. Ook kunt u hiermee uw plan of idee duidelijker overbrengen aan belanghebbenden.

Beantwoord de volgende vragen over uw initiatief/plan:

1. Wat is de aanleiding van het initiatief?
2. Wat is uw initiatief/idee/ontwerp en waar wit u dit realiseren?
3. Hoe ziet het eindplaatje er (mogelijk) uit? / Is er een tekening?
4. Waarom neemt u dit initiatief? (Wat wilt u ermee bereiken?)
5. Welke invloed heeft uw initiatief op de belanghebbenden/omgeving?
6. Hoelang gaat het initiatief duren? Is het kortlopend of doorlopend?
7. Voldoet het initiatief aan de wet- en regelgeving? (Straks geeft het Digitaal Stelsel Omgevingswet hier antwoord op)
8. Wat zijn de kaders? Met andere woorden: Wat ligt al vast en waarover is overleg mogelijk? (Wat vast ligt kan bijvoorbeeld zijn: budget, regelgeving of eerdere besluiten.)

De tweede stap is het in beeld brengen van de belanghebbenden (personen en organisaties) en de omgeving. Voor wie heeft uw initiatief meerwaarde? Van wie raakt het de belangen? Wie zou kunnen meedenken? Breng zo concreet mogelijk deze personen en organisaties in kaart. Voeg zo mogelijk al contactgegevens toe.

Beantwoord de volgende vragen over het initiatief:

1. Voor wie en welke personen/organisaties heeft het initiatief meerwaarde?
2. Wie of welke personen/organisaties hebben kennis en ervaring om het initiatief nog te verbeteren?
3. Wie gaan er gebruik van maken?
4. Wie hebben eventueel last van het initiatief/ bouwwerk/idee? Van wie raakt het de belangen?
5. Kijken er personen/organisaties op uit?
6. Wie/welke instanties moeten op de hoogte zijn van uw plan?
7. Als u de omgeving nog niet zo goed kent: Wie kan u helpen om de juiste mensen en partijen in beeld te brengen?

De derde stap is het vaststellen van de hoeveelheid participatie. U kijkt als initiatiefnemer welk niveau het beste bij uw initiatief past. Dit niveau kun u vaststellen door te kijken naar:

• De categorie (de complexiteit) van het initiatief.
• De invloed van het initiatief op de omgeving (invloed op de samenleving/maatschappelijke aandacht/hinder).

In het algemeen: hoe meer invloed op de omgeving, hoe hoger het participatieniveau.

Bereken uw intensiteit

Hieronder kunt u ‘berekenen’ hoe hoog uw score is. Hoe hoger de score, hoe meer inzet u zult moeten doen voor participatie. Gebruik het formulier om uw score te berekenen.

Tel tijdens het invullen het aantal punten op. Het totaal aantal punten geeft u aan hoeveel participatie u nodig hebt.

• 1 tot en met 6 punten: informeren
• 7 tot en met 18 punten: beperkt participatie
• 19 tot en met 30 punten: gemiddelde participatie
• 31 tot en met 42 punten: intensieve participatie

De uitkomst is het participatieadvies van de gemeente: het niveau waarop u uw omgeving moet betrekken bij uw plan. Hoe u dat doet mag u zelf kiezen. Volg wel altijd de stappen uit deze handreiking.

Informeren (1-6 punten)

Als participatie niet nodig zou zijn, is informeren wel de minimale voorwaarde om als initiatiefnemer te peilen hoe uw initiatief in uw omgeving wordt beleefd. Betrek uw buren in uw plannen, ga met ze in gesprek.

Beperkte participatie (7-18 punten)

Als initiatiefnemer bent u verantwoordelijk om de belanghebbenden te informeren. U geeft de belanghebbenden actief de mogelijkheid om hun ideeën en eventuele zorgen toe te lichten. Waar mogelijk neemt u de suggesties en zorgen mee in uw plan. Daarna communiceert u hierover met de betrokkenen. Ook houdt u hen op de hoogte van de stand van zaken van het
plan.

U kunt gebruik maken van verschillende communicatiemiddelen. Denk bijvoorbeeld aan informatiebijeenkomsten, een informatiebrief, e-mail, facebook, buurtapp en dergelijke. U bent als initiatiefnemer vrij in het kiezen van uw communicatiemiddel.

Op dit niveau is de rol van belanghebbenden: luisteren en reageren.

Gemiddelde participatie (19-30 punten)

Als initiatiefnemer vraagt u belanghebbenden om mee te denken over het initiatief. U bent verantwoordelijk voor het actief verzamelen van de meningen, ervaringen, ideeën, wensen en voorkeuren van de belanghebbenden. Belanghebbenden kunnen verbetersuggesties doen of mogelijke problemen of bezwaren toelichten. Als initiatiefnemer gaat u in gesprek met belanghebbenden. Samen kijkt u waar aanpassingen en verbeteringen mogelijk zijn. De
uitkomsten hiervan neemt u, zo mogelijk, mee in de uitwerking van het initiatief.

U kunt verschillende communicatiemiddelen en gespreksvormen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een rondetafelgesprek, keukentafelgesprekken of informatiebijeenkomsten. Ook digitale varianten zijn mogelijk (zoals MS Teams of Zoom). Daarnaast informeert u de omgeving en belanghebbenden natuurlijk goed. U houdt hen op de hoogte van de stand van zaken van het initiatief. U bent als initiatiefnemer vrij in het kiezen van het communicatiemiddel en
gespreksvormen.

Op dit niveau is de rol van belanghebbenden: deelnemer in een gesprek Kunt u de input niet verwerken in het initiatief? Dan moet u dit wel goed uitleggen aan belanghebbenden.

Intensieve participatie (31-42 punten)

Als initiatiefnemer vraagt u de belanghebbenden om deel te nemen in de ontwikkeling van het initiatief. Samen met de belanghebbenden bepaalt u de agenda, de uitgangspunten en de stappen die nodig zijn. U maakt samen met de belanghebbenden keuzes en zoekt samen naar oplossingen. De uitkomsten moet u gebruiken bij het uitwerken van het participatieplan.

U kunt verschillende communicatiemiddelen en gespreksvormen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een rondetafelgesprek, keukentafelgesprekken, informatiebijeenkomsten of brainstormsessie. Ook digitale varianten zijn mogelijk (zoals MS Teams of Zoom). Daarnaast informeert u de omgeving en belanghebbenden natuurlijk goed (zie niveau 1). U houdt hen ook goed op de hoogte van de stand van zaken van het initiatief. U bent als initiatiefnemer vrij in het kiezen van het communicatiemiddel en de gespreksvormen.

Op dit niveau ontwikkelen belanghebbenden mee.

Gaat het om een initiatief dat veel impact heeft? Dan adviseert de gemeente u een participatieplan te maken. Hierin staat welke stappen u gaat ondernemen in het participatieproces.Als voor uw initiatief een afwijking van het omgevingsplan nodig is, dan kan participatie naast een formeel indieningsvereiste dus ook als plicht zijn opgelegd door de gemeenteraad. In dat geval vraagt de gemeente u in het plan gemotiveerd aan te geven:

• Welk participatieniveau is gekozen.
• Wie de belanghebbenden en omgeving zijn.
• Hoe de belanghebbenden benaderd zullen worden.
• Wat er met de inbreng van belanghebbenden gaat gebeuren.

Hierover kunt u afstemmen met de casemanager die is gekoppeld aan uw initiatief. Wie dat is, wordt bepaald na de intaketafel.

In alle andere gevallen kunt u zelf kiezen of u wel of niet een participatieplan opstelt als hulpmiddel voor uw participatie met de omgeving en belanghebbenden.

Motiveer de keuze van het participatieniveau

Als initiatiefnemer motiveert u welk participatieniveau bij het initiatief past en waarom u voor dit participatieniveau hebt gekozen. Hierbij staat wat het doel is van participatie en wat u ermee wilt bereiken. Het is fijn voor betrokkenen om te weten wat hun rol is in het participatieproces, is het meeontwikkelen, meedenken, of luisteren en reageren.

Wie zijn de belanghebbenden?

Als initiatiefnemer geeft u aan wie de belanghebbenden bij het initiatief zijn, en wie uit de omgeving erbij te betrekken. Belanghebbenden zijn inwoners, bedrijven en organisaties die geraakt worden door het initiatief. Om vast te stellen wie belanghebbenden van uw initiatief zijn is het belangrijk om vast te stellen wat de impact van het initiatief is op de omgeving. (De eerdere berekening van intensiteit kan hierbij een hulpmiddel zijn.) Denk bijvoorbeeld aan buren, wijkbewoners, (weg)gebruikers. Denk ook aan partijen die vanuit een bepaalde positie betrokken zijn, zoals belangengroepen en pers. Of aan partijen die kennis leveren of betrokken zijn bij de uitvoering van het initiatief.

Het is mogelijk dat een initiatief raakt aan een groot aantal omwonenden of belanghebbenden. Bedenk dan goed op welke wijze mensen betrokken willen zijn en hoe dat praktisch vorm kan krijgen. Een gesprek in de huiskamer wordt bijvoorbeeld lastig. U kunt dan bijvoorbeeld in een zaal een presentatie geven en met deelgroepen verder in gesprek gaan. Of misschien een video met uitleg online zetten en via een online enquête feedback ophalen.

Hoe gaat u participatie organiseren en wanneer worden belanghebbenden betrokken?

Als initiatiefnemer moet u bepalen welke activiteiten er georganiseerd gaan worden om participatie mogelijk te maken. U geeft aan welke activiteit u hiervoor kiest, wat het doel van de activiteit is en hoe u belanghebbenden zult betrekken. U houdt hierbij rekening met het participatieniveau dat u hebt gekozen, omdat elk niveau een ander inspanning vergt. Bij het organiseren van participatie geeft u in ieder geval aan op welke manier belanghebbenden worden betrokken bij het initiatief, wat het doel is van participatie en op welk moment belanghebbenden hun belangen kenbaar kunnen maken. Dit is belangrijk, omdat bij een hoger participatieniveau belanghebbenden vroegtijdig moeten worden betrokken en de inbreng van belanghebbenden meer invloed heeft.

Wat gaat u doen met de resultaten van participatie?

Als initiatiefnemer geeft u aan wat u gaat doen met de inbreng van belanghebbenden. Hierbij houdt u rekening met het participatieniveau dat u hebt gekozen.

Welke participanten nemen – indien gewenst - deel aan de omgevingstafel?

Denk ook alvast na wie uit de omgeving of als belanghebbende partij deel zou kunnen nemen aan de omgevingstafel. Bespreek dit met uw casemanager.

Voer het participatieplan uit

Als initiatiefnemer voert u het participatieplan vervolgens uit voordat u het initiatief verder in procedure brengt. Voor het succesvol uitvoeren van het participatieplan kunnen de volgende punten u helpen:

• Creëer duidelijkheid over het initiatief bij alle betrokkenen. Geef aan waarom u dit initiatief start en wat u ermee wilt bereiken. Doe dit door middel van een open en actief gesprek over het initiatief met belanghebbenden en ook met mensen die specialistische kennis hebben.
• Maak duidelijk bij de belanghebbenden wat hun bijdrage is aan het initiatief. Iedereen die een belanghebbende is kan een bijdrage leveren, daarom dient u alle belanghebbenden gehoord te hebben.
• Zorg ervoor dat er helderheid is over de manier van participeren. Maak spelregels voor bijeenkomsten, creëer duidelijkheid over termijnen, het proces en geef aan wat de rol van betrokkenen is en communiceer open en duidelijk.
• Breng alle meningen en perspectieven die zijn gedeeld in beeld. Gebruik deze verschillende meningen en perspectieven om het plan / ontwerp te verbeteren.

Bij impactvolle initiatieven waar participatie in de vorm van een zogenaamde omgevingsdialoog een indieningsvereiste is, maakt u een verslag met daarin alle participatiestappen die u als initiatiefnemer hebt ondernomen; alle acties en resultaten worden vastgelegd in het participatieverslag. U dient in dit verslag op te nemen:

• Welk participatieniveau hebt u gekozen en waarom?
• Welke personen/instanties/belanghebbenden zijn betrokken bij het participatietraject? Indien het participatietraject uit meerdere stappen/fases heeft bestaan, moet dit per stap/fase worden aangegeven.
• Op welke wijze is het participatietraject uitgevoerd? Welke processtappen zijn daarbij genomen? En voor welke vorm(en) van participatie heeft u gekozen?
• Wat is de opbrengst van het participatietraject geweest? Welke opmerkingen, aanvullingen, verbeteringen, etc. zijn kenbaar gemaakt? De aanvrager dient zo veel mogelijk belangen en voors en tegens in beeld te brengen en aan te geven in welke mate er onder de betrokkenen zoals bedoeld onder 1. al dan niet steun c.q. draagvlak voor de plannen is.
• Welke ingebrachte punten in de participatie hebben geleid tot aanpassingen van de plannen? Indien er opmerkingen zijn gemaakt die niet hebben geleid tot aanpassingen, om welke reden(en) is daarvan af gezien?

Is participatie verplicht? Maak uw vergunningsaanvraag bij de gemeente dan compleet met het bijvoegen van het eindverslag van de participatie. Verwerk hierin de zaken zoals omschreven in stap 5, en deel dit met iedereen die u hebt betrokken. Ook wat er is besproken met belanghebbenden aan de omgevingstafel voegt u toe aan het verslag. Dien vervolgens uw aanvraag voor omgevingsvergunning in bij de gemeente. Zonder goed eindverslag kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen.